Elektronisches Vergabeverfahren

Zum 18. Oktober 2018 müssen Vergabestellen ein EU-Vergabeverfahren von A-Z elektronisch durchführen. Die Zukunft ist papierlos und heißt eVergabe. Städte und Gemeinden sollen bei der Auftragsvergabe mit Bits und Bytes arbeiten, anstatt seitenweise in Unterlagen zu blättern.

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Neue EU-Schwellenwerte

Im Zweijahresrhythmus prüft die EU-Kommission die Höhe der Schwellenwerte für die Anwendung des EU-Vergaberechts. Die Änderungen der Schwellenwerte sind abhängig von Wechselkurswirkungen, die auf Verpflichtungen der EU nach dem Government Procedure Agreement (GPA) beruhen.

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Optimierung laufender Verträge

Referenzschreiben der Verbandsgemeinde Wonnegau:

“Wir bedanken uns, dass Sie uns bei der Optimierung unserer Verträge für Druck- und Multifunktionssysteme fachkundig unterstützt haben.

Die Verträge hatten bisher unterschiedliche Laufzeiten. Durch eine freihändige Vergabe konnte durch KIS mit dem bestehenden Lieferanten eine einheitliche Vertragslaufzeit mit zum Teil neuen Geräten und günstigeren Konditionen abgeschlossen werden. Hierdurch wird unser Verwaltungsaufwand in den kommenden Jahren erheblich reduziert. Zudem können wir nun am Ende der Vertragslaufzeit alle Systeme im Pool ausschreiben.

Von den professionellen Vergabeunterlagen der KIS wird die Verbandsgemeinde während der gesamten Laufzeit der neu abgeschlossenen Verträge profitieren.

Die Betreuung durch KIS lässt keine Wünsche offen. Wir können KIS uneingeschränkt weiterempfehlen.”

Umstellung auf Neusysteme

Referenzsschreiben der Gemeinde Rossdorf:

“Sie haben uns bei einer öffentlichen Ausschreibung für die Neubeschaffung von Druck- und Multifunktionssystemen fachkundig unterstützt. In enger Abstimmung mit den Projektverantwortlichen unserer Gemeinde wurde der zukünftige Bedarf ermittelt und durch Sie die umfänglichen Vergabeunterlagen, inkl. Bewertungsmatrizen, erstellt.

Nach Auswertung der Angebote fiel die Vergabeempfehlung für den wirtschaftlichsten Bieter auf einen regionalen Händler. Aufgrund der von KIS erstellten Vergabeunterlagen mussten wir, erfreulicherweise nach der Zuschlagserteilung, keine weiteren Leasing- bzw. Wartungsverträge des neuen Lieferanten akzeptieren.

Besonders hervorheben möchten wir auch, dass die Umstellung auf die neuen Systeme problemlos und ohne Störung der Arbeitsabläufe in unserer Gemeinde verlief.

Wir danken Ihnen für Ihre Beratung und kompetente Durchführung unseres Vergabeverfahrens. Mit ihrer Dienstleistung waren wir sehr zufrieden und empfehlen Sie uneingeschränkt und jederzeit weiter.”

Ausschreibungen ohne Bieterfragen…

Referenzschreiben der Stadt Bad Dürrheim:

“Sie haben uns bei der Ausschreibung eines Mietvertrages zur Lieferung und Installation von Multifunktionssystemen inkl. Software und Full-Service professionell unterstützt.

Dazu zählten die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen inkl. der technischen System- und Softwareanforderungen, Preisblatt und Wertungsmatrix sowie die Veröffentlichung und der Versand der Vergabeunterlagen an die Bieter. Außerdem wurde von Ihnen die komplette Auswertung der eingegangenen Angebote übernommen und eine Vergabeempfehlung ausgesprochen. Diese wurde auch so umgesetzt.”Sie haben uns bei der Ausschreibung eines Mietvertrages zur Lieferung und Installation von Multifunktionssystemen inkl. Software

Hervorzuheben ist, dass keine einzige Bieterfrage einging und die Vergabe aufgrund der ausgezeichneten Ausschreibungsunterlagen vollkommen problemlos verlief.

Auch nach der Inbetriebnahme der Systeme und Software steht KIS uns bei Rückfragen qualifiziert zur Verfügung.

Die KIS GmbH können wir jederzeit weiterempfehlen.”

Zeitressourcen schonen..

Referenzschreiben Vorstand der Bezirkskliniken Schwaben:

“In Vorbereitung einer EU·weiten Ausschreibung unserer Druck- und Kopiersysteme in der Region Mitte übernahm KIS die Ermittlung der aktuellen Situation und definierte in enger Abstimmung mit den Projektverantwortlichen unserer Einrichtungen den zukünftigen Bedarf. Während der Ausschreibung, d.h. in den Phasen der Erstellung der Vergabeunterlagen über die Veröffentlichung und die Klärung von Bieterfragen wurde der weit überwiegende Teil der Arbeit von KIS übernommen, sodass von uns wenig Aufwand erforderlich war.

Ihre klar strukturierte Auswertung der Ausschreibung inklusive Vergabeempfehlung und die in der Auswertung enthaltene umfangreiche Dokumentation des Verfahrens ermöglichte es uns, innerhalb kurzer Zeit unter Kenntnis aller relevanten Daten unsere Entscheidung für den von Ihnen vorgeschlagenen wirtschaftlichsten Bieter zu treffen.

Die von KIS vorbereiteten Schreiben an die Bieter, denen der Zuschlag nicht erteilt werden konnte, führten zu keinerlei Einwänden oder Rügen.

Wir bedanken uns für die fachkundige Beratung und kompetente Durchführung unseres Vergabeverfahrens sowie die weitere Bereitschaft auch nach Implementierung der Drucksysteme für Rückfragen jederzeit zur Verfügung zu stehen.

Wir können somit Ihre Dienstleistung gerne weiter empfehlen.”

Fachkundige Beratung…

Referenzschreiben der Gemeinde Poing:

“Wir bedanken uns für Ihre Unterstützung bei der öffentlichen Ausschreibung von Multifunktionssystemen inkl. Full-Service-Vertrag nach VOL/A.

Dienstleistungsumfang waren die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, die Veröffentlichung, der Versand der Vergabeunterlagen, die Abwicklung von Bieterfragen sowie die Auswertung der Angebote und die Erstellung eines Ergebnisberichtes mit Vergabeempfehlung.

Durch ihre fachkundige Beratung auf der Basis gründlicher Marktkenntnisse, die stets zeitgerechte und zielorientierte Projektarbeit sowie die systematische Unterstützung des Auswahlprozesses konnte eine erhebliche Aufwandsreduzierung im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe in unserem Hause erreicht werden. Nicht zuletzt profitieren wir künftig von einer deutlichen Reduzierung der Kosten in Zusammenhang mit Bereitstellung und Betrieb der Multifunktionssysteme.

Wir bedanken uns für die Unterstützung und empfehlen die KIS GmbH gerne weiter.”

Vergaberechtsreform ab sofort wirksam

Die Reform des Vergaberechts tritt am 18.04.16 in Kraft. Sie betrifft die Vergabe öffentlicher Aufträge oberhalb der sog. EU-Schwellenwerte (geschätzter Auftragswert z. B. 209.000 € netto für Liefer- und Dienstleistungen) und soll die bisher komplexe Struktur des deutschen Vergaberechts vereinfachen. Die wesentlichen Regelungen sind im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen zusammengeführt und vereinheitlicht worden. Einzelheiten der Vergabeverfahren werden in Rechtsverordnungen, der Vergabeverordnung, der Sektorenverordnung und der Konzessionsvergabeverordnung geregelt. Durch die Reform werden drei neue EU-Richtlinien über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen umgesetzt. Damit entfallen ab sofort die VOL/A-EG sowie die VOF.

Eine wesentliche Neuerung: Das Vergabeverfahren soll künftig weitgehend elektronisch abgewickelt werden, die Umstellung auf elektronische Kommunikation (eVergabe) ist zwingend und muss bis 18.04.2018 in allen Stufen (Bekanntmachungen, Vergabeunterlagen, Angebotsabgabe, Wertung und Zuschlag sowie vollständige Kommunikation) implementiert sein.

Aber Achtung: Bereits seit 18.04.2016 müssen die Vergabeunterlagen unentgeltlich, barrierefrei, vollständig und direkt abrufbar (§ 41 I VgV) auf einer geeigneten Plattform bereitgestellt werden. Konkret bedeutet dies, dass Bietern unabhängig von einer Registrierung des Unternehmens Zugang zur Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen gewährt werden muss (§ 9 III VgV).

Weitere Änderungen betreffen u. a. die Auftragswertschätzung (Stichwort „funktionelle Betrachtungsweise“), die Verfahrensarten (Stichwort „Innovationspartnerschaft“), die einzuhaltenden Fristen, die Losaufteilung (Stichwort „Zuschlagslimitierung und Loskombination“) und die Angebotswertung.

Hier ein kurzer Auszug von wichtigen Neuerungen des GWB Teil 4 für Ausschreibungen im Oberschwellen-Bereich (jetzt ab 209.000,– € für Liefer- und Dienstleistungen):

  • Wahl des Vergabeverfahrens: Neu ist die Gleichrangigkeit von offenen Verfahren und nicht offenen Verfahren. §119 GWB : „Öffentlichen Auftraggebern stehen das offene Verfahren und das nicht offene Verfahren, das stets einen Teilnahmewettbewerb erfordert, nach ihrer Wahl zur Verfügung“
  • Neue Fristen: Die Angebotsfristen werden verkürzt. Für offene Verfahren beträgt die Frist nun nur noch mindestens 35 Tage (§15 VgV), die Teilnahmefrist im nicht offenen Verfahren beträgt mindestens 30 Tage. Können Angebote nur nach einer Ortsbesichtigung erstellt werden, so sind die Fristen angemessen zu verlängern.
  • Vorgaben der elektronischen Kommunikation: Grundsätzlich hat der Auftraggeber elektronische Mittel für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten zu verwenden. Die Vergabeunterlagen sind unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig zum Abruf bereitzustellen. Eine Registrierung darf nicht verlangt werden.
  • EEE „Einheitliche Europäische Eigenerklärung“: Die EEE ersetzt die Eignungsnachweise. Der Erklärende hat zu versichern, dass einer Auftragsvergabe an ihn keine Ausschlussgründe entgegenstehen. Der Bewerber muss versichern, dass er die Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers zur Eignung erfüllt. Die Eignung ist jedoch nur vorläufig und muss vor Zuschlagserteilung belegt werden.

Unsere Experten verfügen über große Erfahrung bei nationalen und europaweiten Ausschreibungen und haben den Überblick über die aktuellen Neuerungen. Gerne bieten sie Ihnen Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung anstehender Ausschreibungen. Kontaktieren Sie uns.

Mit Experten Know-How

Die Uniklinik Regensburg über die Beratungstätigkeit der KIS:

“Aufgrund der immer komplexer werdenenden Anforderungen bei europaweiten Vergabeverfahren, dem steigenden Wettbewerb der potentiellen Bieter und der daraus resultierenden höheren Wahrscheinlichkeit von Nachprüfungsverfahren mit allen damit verbundenen Risiken und Kosten hatten wir uns zur Zusammenarbeit mit der KIS entschlossen.

Ein ganz wesentlicher Faktor war für uns dabei das VOL-Fachwissen der KIS GmbH. […] Wir hatten von Anfang an Vertrauen in die VOL-Kompetenz der KIS-Experten. Dieses Vertrauen war auch gerechtfertigt. Die Vergabeunterlagen, die relevanten Bewertungskriterien und die Vergabeempfehlung waren so detailliert und konkret, dass von keinem unterlegenen Bieter ein Nachprüfungsverfahren angestrengt wurde und der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot problemlos erteilt werden konnte. Bei eingehenden Bieterfragen war die KIS GmbH zudem stets zuverlässig zur Stelle und konnte alle Fragen zügig, kompetent und transparent beantworten.

Ein weiterer entscheidender Punkt war die ebenfalls garantierte Unabhängigkeit der KIS von Lieferanten und Dienstleistern, die sich nachweislich bewährt hat. Besonders hervorheben möchten wir noch, dass wir mit dem erzielten Ergebnis, das heißt dem ökonomischen Erfolg des Vergabeverfahrens, sehr zufrieden sind. Die erzielten Einsparungen haben unsere Erwartungen übertroffen. Das Know-How der KIS-Experten, das zu diesem Ergebnis verholfen hat, hat uns voll und ganz überzeugt.

Abschließend wollen wir uns ganz herzlich für das klar strukturierte Vorgehen, die Flexibilität bei der Berücksichtigung unserer Anforderungen und die stets freundliche wie sympathische Zusammenarbeit bedanken.”

EU-weite Ausschreibung

Die Stadt Ingolstadt bedankt sich im Referenzschreiben:

“Da der Vertrag über die Anmietung unserer Multifunktonssysteme endete, war es notwendig, den Vertrag über knapp 400 Geräte neu auszuschreiben.

Die Beschaffungsmaßnahme umfasste die Multifunktionsgeräte der Stadtverwaltung (einschl. Hausdruckerei), der Schulen und Kindertageseinrichtungen sowie der städtischen Tochterunternehmen mit einem Ausgabevolumen von ca. 19 Mio. Seiten pro Jahr.

Die Neuvergabe erfolgte im Rahmen eines EU-weiten “Offenen Verfahrens”. Wegen der Komplexität der technischen Leistungsmerkmale als auch des Vergabeverfahrens wurde die Firma KIS mit der Planung und Durchführung der Ausschreibung beauftragt.

Aus der umfangreichen Bestandsaufnahme wurden durch die Firma KIS die Anforderungen für die Ausschreibung entwickelt. Die professionelle Abwicklung in allen Phasen des Projektes war vorbildlich. Neben der optimalen Ausstattung mit neuen, modernen Multifunktionssystemen konnte zusätzlich noch eine beachtliche Kostenreduzierung erreicht werden.

Wir bedanken uns bei der Firma KIS für die gute und überaus angenehme Zusammenarbeit.”