Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

und neues Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) treten ab 25.05.2018 in Kraft.

Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen EU-weit vereinheitlicht werden.

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Rechtssichere EU-weite Ausschreibung

Referenzschreiben der Universität Bayreuth:

“Die Universität Bayreuth beabsichtigte im Jahr 2016 eine europaweite Ausschreibung der Gebäudereinigung (Unterhalts- und Glasreinigung) aller Liegenschaften (Campus, Dependancen im Stadtkreis Bayreuth und angemietete Objekte im Landkreis) durchzuführen. Die bewirtschafteten Flächen belaufen sich auf ca. 165.000 qm.

Die Ausschreibungsunterlagen wurden von Ihren Experten in enger Abstimmung mit der Zentralen Technik
unseres Hauses erstellt und der Prozess anschließend vergabe- und ausschreibungstechnisch begleitet.

Folgende Punkte unserer Zusammenarbeit möchten wir ganz besonders hervorheben:

– Bei der Erstellung der Unterlagen war es zwingend erforderlich, dass die Erfordernisse unseres CAFM-Systems Berücksichtigung fanden und hier eine problemlose Integration des Themas Reinigung möglich war. Die sich hieraus ergebenden Anforderungen wurden von Ihren Experten vorbildlich eingearbeitet und umgesetzt.

– Die Ausschreibung wurde nach dem neuen Vergaberecht durchgeführt. Das Know How Ihres Unternehmens war speziell in diesem Punkt äußerst hilfreich.

– Die gesamte Ausschreibung verlief absolut reibungslos. Mit dem Ergebnis sind wir äußerst zufrieden.

– Wann immer während des gesamten Prozesses von unserer Seite eine Frage, ein Wunsch, eine Anregung oder ähnliches auftauchte, waren alle Beteiligten Ihres Hauses kurzfristig erreichbar und jederzeit im Thema. Alle Punkte wurden immer schnell geklärt bzw. bearbeitet. Die Erreichbarkeit und Kommunikation war vorbildlich.

– Auch die aktuell noch laufende Implementierungsphase gestaltet sich problemlos. Auch hier und ganz sicher auch in den vereinbarten, noch anstehenden Qualitätsaudits ist die Unterstützung Ihrer Experten wirklich außerordentlich hilfreich und wird von uns sehr geschätzt.

Für diese stets offene, konstruktive und freundliche Zusammenarbeit möchten wir uns bei Ihnen herzlich bedanken.

Als Referenz stehen wir Ihnen jederzeit sehr gerne zur Verfügung.”

Zeitgemäße Faxlösung

Die Telekom stellt in 2018 die Analogtechnik ein. Durch „Voice over IP“ soll eine
schnellere und kostengünstigere Datenübertragung ermöglicht werden.

Für Unternehmen gilt es jetzt, sich möglichst budget- und ressourceneffizient auf den Umstieg vorzubereiten. Dies betrifft u. a. auch die Fax-Kommunikation: Die herkömmlichen analogen Faxgeräte müssen ausgemustert und auf ein vergleichbares IP-Produkt umgestellt werden. Dies bedeutet zusätzliche Kosten und administrativen Aufwand.

Eine kostengünstige Alternative bieten digitale Faxlösungen z.B. mit Multifunktionsgeräten. Die Installation eines Faxservers ist ohne große Eingriffe in Ihre IT-Infrastruktur möglich. Der Einsatz von TAE-Dosen, die bei analog bzw. ISDN-Geräten benötigt werden entfällt. Jedes Multifunktionsgerät (MFP) könnte zukünftig über eine Software auch als Fax genutzt werden. Dadurch können unnötige Kosten eingespart werden.

Ausgehende Faxe müssen nur noch eingescannt und über die Software versandt werden. Eingehende Faxe landen direkt auf dem PC eines Mitarbeiters oder können auf Wunsch über ein separates Ausgabefach direkt am MFP ausgedruckt werden.

Gerne unterstützen Sie unsere Experten bei der Auswahl einer wirtschaftlich sinnvollen Faxlösung. Mehr Infos unter www.kis-experten.de

Standortübergreifende TK-Strukturen

Referenzschreiben der Evangelischen Stiftung Lichtenstern:

“Bei der Neubeschaffung unserer standortübergreifenden TK-Struktur wurden wir sehr kompetent und partnerschaftlich unterstützt.

Durch die langjährige Erfahrung, das technische Know-how, das persönliche Engagement sowie der strukturierten Vorgehensweise war es möglich, eine neue, innovative Lösung und auch einen leistungsstarken Integrator zu finden. Die betriebswirtschaftlichen Vorteile sowohl in der Beschaffung als auch während der Vertragslaufzeit haben uns zusätzlich überzeugt.

Für Ihre Unterstützung und der ganzheitlichen Begleitung des Projektes von der Konzeptfindung und -erstellung bis einschließlich der Umsetzung danken wir Ihnen sehr.

Ihr Unternehmen empfehlen wir gerne weiter und stehen als Referenz zur Verfügung.”

Optimierung Versicherungsleistungen

Referenzschreiben der Stadt Rehau:

“Im Februar 2016 hatten wir Sie beauftragt, die Versicherungen der Stadt Rehau betriebswirtschaftlich und fachlich zu überprüfen. Dabei sollte das Augenmerk neben einer angestrebten betriebswirtschaftlichen Optimierung auch auf die Angemessenheit des Gesamt-Versicherungskonzeptes und die versicherungstechnischen Inhalte gelegt werden.

Als Fazit unserer Zusammenarbeit können wir festhalten, dass die unabhängige Überprüfung unserer Versicherung durch Ihr Haus einen erheblichen Mehrwert mit sich gebracht hat. Eine unabhängige, externe Überprüfung der aktuellen Versicherungen durch Ihre Experten können wir daher uneingeschränkt empfehlen.”

Genialer Schachzug von HP Inc.

HP Inc. übernimmt die Printing-Sparte von Samsung Electronics. Der Deal bringt die US-Firma strategisch nach vorn und die Konkurrenz in Bedrängnis. Canon droht hierdurch sogar ein riesiger Teil der Einnahmen wegzubrechen.

Das Unternehmen Samsung Electronics beschäftigt in der Printing-Sparte weltweit rund 6.000 Mitarbeiter. Der Umsatz lag bei 1,6 Milliarden Euro. Dafür bezahlt HP Inc. rund 930 Millionen Euro. Die Übernahme soll formell bis November 2016 erfolgen.

Samsung Electronics ist nicht der erste Drucker-Hersteller, der in diesem Jahr seine Unabhängigkeit verliert. Zuvor wurden bereits Sharp nach Taiwan sowie Lexmark nach China verkauft. Zudem stellt Dell den Verkauf von Druckern in Europa zum Jahresende ein. Samsung Electronics ist allerdings der erste Hersteller, der in das Eigentum eines direkten Konkurrenten übergeht.

Mit der Übernahme startet HP eine Attacke auf die gesamte Branche. Der Deal bringt HP Inc. strategisch weit nach vorne. Durch die Übernahme holt sich HP seine eigene Laser-Technologie ins Haus. Die Koreaner halten in diesem Bereich mehr als 6.500 Patente und beschäftigen mehr als 1.300 Mitarbeiter in Forschung und Entwicklung. Somit wird HP bald der einzige Hersteller sein, der ein komplettes Portfolio bei Druckern und Multifunktionsgeräten für Tinte und Laser aus eigener Herstellung bieten kann.

Für Canon drohen riesige Umsatzverluste. Der Konzern lieferte seit Jahrzehnten die Laserdrucker an HP, was die US-Firma zum mit Abstand größten Einzelkunden werden ließ. Im Geschäftsjahr 2015 war sie für 17,8 Prozent des Canon-Umsatzes verantwortlich; dies bedeutet ca. fünf Milliarden Euro pro Jahr. Bezieht man diese Summe nur auf den Geschäftsbereich „Office“, dann steigt die Quote sogar auf 32 Prozent. Dies bedeutet, dass der Canon-Umsatz in der Drucker-Sparte in den kommenden Jahren um ein Drittel schrumpfen wird, wenn HP für Canon als Kunde ausfällt.

Datenschutz bei Multifunktionssystemen

Multifunktionssysteme bedrucken nicht nur Papier, sie sammeln auch jede Menge persönlicher Daten. Ausdrucke, Kopien oder Scans werden oft zunächst auf der Festplatte gespeichert. Erst anschließend verlassen die Daten das Gerät elektronisch oder auf Papier.

Gemäß Gesetzeslage ist der Nutzer der Systeme für die von ihm produzierten Daten verantwortlich, selbst wenn er die Systeme nicht kauft, sondern least oder mietet. In §11 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) heißt es: „Werden personenbezogene Daten im Auftrag durch andere Stellen erhoben, verarbeitet oder genutzt, ist der Auftraggeber für die Einhaltung der Vorschriften dieses Gesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz verantwortlich.“

Auch die Dienstleister müssen mit ihren Kunden schriftlich vereinbaren, wie lange, wie viele und in welchem Umfang sie personenbezogene Daten verarbeiten. Das BDSG gibt aber keine Angaben zu der Qualität dieser Dienstleistung. Dienstleister müssen ihre Auftragsdatenverarbeitung nicht zertifizieren, d.h. sie müssen keinen Nachweis erbringen, wie sorgfältig sie mit den ihnen anvertrauten Daten im Zuge von Wartungs- oder Entsorgungsarbeiten umgehen. Zudem kann eine nachlässige Entsorgung der Systeme[nbsp] dramatische Folgen haben. Durch die im Frühjahr erlassene neue EU-Datenschutzverordnung muss Deutschland in den nächsten 2 Jahren das BDSG aus 2009 ersetzen.

KIS-Tipps für den Datenschutz bei Ihren Multifunktionssystemen

  • Alle Personen, die mit der Bearbeitung oder Erfüllung eines Miet-/Leasing oder Wartungsvertrages betraut sind, müssen die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)beachten. Hierzu müssen auch die Dienstleister entsprechend verpflichtet werden.Der Einsatz eines Data Security Kit stellt sicher, dass nach Abschluss jedes Druck-, Kopier- oder Scanauftrages alle Daten, die zur Durchführung des Auftrages auf der Festplatte des Systems gespeichert wurden, gelöscht werden.
  • Bei der Rückgabe von Systemen ist darauf zu achten, dass alle im Gerät befindlichen Speicher gelöscht bzw. formatiert werden, so dass eine Reproduktion von Daten ausgeschlossen ist.
  • Es ist darauf zu achten, dass das Löschungsverfahren dem Standard des Bundesamts für Sicherheit/Informationstechnik (BSI) entspricht und durch ein Datenlöschungszertifikat gemäß § 9 BDSG nachgewiesen wird. Ggf. ist ein Ausbau der Festplatten anzuraten, die anschließend in Ihr Eigentum übergehen.

Kompetenz

Referenzschreiben:

“Sie haben mit Ihrem Expertenteam in mehreren Projekten eine professionelle und erfolgreiche Kostenprüfung vorgenommen.

Mit der KIS hatten wir einen zuverlässigen, unabhängigen und kompetenten Partner an unserer Seite.

Hervorzuheben ist das größte Projekt mit der Erweiterung/Migration einer hochschulweiten TK-Lösung. Unsere Anforderung in Bezug auf Beratung und Planung bei der Erweiterung/Migration einer hochschulweiten TK-Lösung wurde durch ihr Expertenteam in jeder Hinsicht erfüllt. In einem anderen Kostenbereich bekamen wir durch Ihren Experten bestätigt, dass wir bereits optimale Bezugskosten haben.

Wir möchten uns für die erfolgreiche Zusammenarbeit bedanken und empfehlen KIS gerne weiter.”

Nennenswerte Kostenreduzierung

Referenzschreiben:

“2015 haben wir die KIS GmbH beauftragt, die Aus- und Eingangsfrachten mit Speditionen und Paket-/Expressdiensten für unsere Standorte Thüringen, Drensteinfurt und Mannheim zu analysieren und zu optimieren.

Die fachliche Unterstützung Ihres Experten bei der Vorbereitung der Ausschreibung durch geringe zeitliche Inanspruchnahme unserer Mitarbeiter und durch Darstellung sehr detaillierter Kostentransparenz aller Transportsegmente war sehr kompetent.

Die von Ihrem Experten durchgeführte Ausschreibung brachte uns erhebliche Vorteile durch
– nennenswerte Kostenreduzierung mit festgeschriebenen Konditionen für die Laufzeit von mehr als zwölf Monaten
– einheitliche Rahmenbedingungen für alle drei Werke in den Servicebereichen für aus- und eingehende Standard- und Expresslieferungen weltweit
– tägliche Abholung ohne separate Avisierung durch Reduzierung der Zahl der KEP-Partner

Besonders hervorzuheben ist, dass die Zusammenarbeit mit Ihnen nicht nur von hoher Professionalität, sondern auch von Partnerschaft und Fairness geprägt war.

Zwischenzeitlich haben wir die KIS GmbH mit der Optimierung weiterer Kostenbereiche beauftragt.

Als Referenz stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.”

Kompetenz

Referenzschreiben der Hochschule Rosenheim:

“Sie haben mit Ihrem Expertenteam in mehreren Projekten eine professionelle und erfolgreiche Kostenprüfung vorgenommen.

Mit der KIS hatten wir einen zuverlässigen, unabhängigen und kompetenten Partner an unserer Seite.

Hervorzuheben ist das größte Projekt mit der Erweiterung/Migration einer hochschulweiten TK-Lösung. Unsere Anforderung in Bezug auf Beratung und Planung bei der Erweiterung/Migration einer hochschulweiten TK-Lösung wurde durch ihr Expertenteam in jeder Hinsicht erfüllt. In einem anderen Kostenbereich bekamen wir durch Ihren Experten bestätigt, dass wir bereits optimale Bezugskosten haben.

Wir möchten uns für die erfolgreiche Zusammenarbeit bedanken und empfehlen KIS gerne weiter.”